Bereits zum dritten Mal wurde Ende Oktober in München die „Deutsche Output Management Konferenz 2009“ veranstaltet. Unter dem Motto „Output Management – Kosten senken – Effizienz steigern“ konnten sich ITEntscheider, Einkäufer, Geschäftsführer, Administratoren und Budget-Verantwortliche herstellerunabhängig über Output Management informieren. Der Erfolg der Veranstaltung zeigt deutlich, welch bedeutende Rolle mittlerweile der optimierten Ausgabe von Dokumenten zukommt.

Output Management

Output Management ist eine Komponente des Enterprise Content Management (ECM), um Informationen gesteuert an verschiedene Zielgruppen auf unterschiedlichen Ausgabekanälen in elektronischer oder physischer Form bereitzustellen.

Eine entscheidende Rolle kommt dabei dem Druck-Workflow zu, denn die Ausgabe von Dokumenten als Druckerzeugnis ist eine der wesentlichsten Aufgaben des Output Managements. Es soll Fehler erkennen und zum Beispiel den Druck über ein alternatives System erneut ausführen, oder etwa bei Unternehmen mit verteilten Standorten den zentral ausgelösten Druck von Dokumenten im entfernten Standort steuern.

Auf den Drucker kommt es an Am Ende der Output-Kette stehen ein bzw. mehrere Drucker, und der Wahl des Druckers kommt entscheidende Bedeutung zu, wenn unter anderem das Ziel Betriebskosteneinsparung erreicht werden soll.

Die Wahl des richtigen Druckers ist aber nicht nur im Business-Bereich von großer Bedeutung, auch der „normale“ User kann mit dem richtigen Ausgabegerät eine Menge Geld sparen. Das beginnt bei der Anschaffung und setzt sich bei den Folgekosten, etwa für Tinte, Toner und Papier fort. Schier unübersehbar ist das Angebot an Druckern sowie Verbrauchsmaterial, und der Kunde, der hier vom Fachhändler kompetente Beratung erhält, wird dies bestimmt zu schätzen wissen und es möglicherweise mit weiteren Aufträgen danken.

Welch ein Riesen-Marktpotenzial im Drucker- Bereich steckt, verdeutlicht die Tatsache, dass das Foto in Papierform in Deutschland trotz des Trends zur digitalen Fotografie nach wie vor äußerst beliebt ist. 84 Prozent der Besitzer von Digitalkameras wollen auf klassische Abzüge ihrer Bilder nicht verzichten. Laut einer repräsentativen Studie des Meinungsforschungsinstituts Forsa erstellen insgesamt über 33 Millionen Bundesbürger Papierabzüge ihrer Digitalfotos.

Folgekosten nicht unterschätzen

Ein Teil der Digital-Fotografen druckt seine Bilder im Laden aus oder bestellt Abzüge dort oder bei einem Online-Bilderdienst. Jeder Zweite druckt seine digitalen Fotos zu Hause aus, denn spezielle Fotodrucker, einfache Software sowie gesunkene Preise für die Hardware machen den Fotodruck am eigenen Computer zusehends attraktiv.

Als Kunde sollte man sich allerdings hüten, aus dem Riesenangebot an Druckern blindlings den billigsten auszuwählen. Das könnte sich rächen, denn gerade bei den beliebten Tintenstrahl- Fotodruckern übersteigen die Kosten für Verbrauchsmaterial bei weitem die Anschaffungskosten. Bei einem Tintenstrahl-Gerät für ca. 60 Euro kann womöglich schon der dritte Farbpatronenwechsel nicht mehr rentabel sein, da es billiger kommen würde, einen neuen Drucker zu kaufen. Noch eklatanter zeigen sich die Folgekosten bei manchen Laserdruckern, wenn bei einem Gerät in der 100-Euro-Kategorie für die erste neue Tonerkartusche 60-70 Euro zu Buche schlagen. Dass sich der Kunde überlegt, ob er statt des zweiten neuen Toners ein neues Gerät kaufen soll, liegt auf der Hand. Der nächste Schritt zur Wegwerfgesellschaft ist damit getan, und der Umweltgedanke, den sich viele Hersteller an die Fahne geheftet haben, bleibt auf der Strecke.

Zwar ändern neue Technologien das Verhalten der Menschen nicht radikal von heute auf morgen, wie die Vorliebe für auf Papier gedruckte Fotos beweist, aber viele schauen sich heute ihre Digitalfotos auch auf dem Rechner, Fernseher, Handy oder im digitalen Bilderrahmen an.

Spartipps beim Drucken

- Vor dem Kauf eine Bedarfsanalyse durchführen: was und wie viel wird gedruckt (Text, schwarzweiß, Fotos, Formulare)?

- Bei Tintenstrahldruckern sind einzeln austauschbare Farbpatronen meist günstiger als kompakte Farbcartridges.

- Bei manchen Herstellern reichen die beim Kauf im Gerät befindlichen Patronen oder Kartuschen nur für ca. die Hälfte der angegebenen Durchschnittszahl an bedruckten Seiten.

- Sowohl Inkjet-Farbpatronen als auch Laser- Tonerkartuschen müssen nicht sofort ersetzt werden, wenn die Meldung „wenig Tinte“, „Toner low“ oder eine ähnliche erscheint. Danach lassen sich noch eine größere Anzahl Seiten drucken.

- Tintenstrahldrucker führen beim Einschalten eine tintenzehrende Initialisierung des Druckkopfes durch und sollten deshalb möglichst wenig ein- und ausgeschaltet werden.